Việc chuẩn bị kỹ năng lập kế hoạch làm việc là việc hết sức cần thiết cho mỗi một cá nhân. Trước mỗi một ngày làm việc bạn cần xác định trước công việc cần làm của mình với tiêu chí 3W và 1H

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

Chia sẻ những kỹ năng lập kế hoạch và làm việc hiệu quả dành cho bạn

1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Để có thể lập kế hoạch công việc hiệu quả và thành công, đầu tiên bạn cần phải biết lý do tại sao bạn tham gia vào công việc này, ý nghĩa của nó đối với công việc và sự nghiệp của bạn cũng như ý nghĩa của nó với tổ chức, công ty mà bạn đang làm việc, ước lượng trước hậu quả có thể xảy ra nếu như bạn  không làm việc kịp thời được, đây cũng là cái W đầu tiên mà bạn cần quan tâm.

Thông thường trước khi bạn chuẩn bị thực hiện công việc thì bạn phải tìm hiểu thật rõ về nó, xác định trước những yêu cầu cũng như mục tiêu mà bạn muốn định hướng tới để có thể đánh giá hiệu quả và lập được kế hoạch công việc tốt nhất.

2. Xác định nội dung công việc (What?)

Cách lập kế hoạch theo W tiếp theo chính là what, tức là bạn cần tìm hiểu rõ nội dung công việc mà bạn muốn làm đó là gì, chĩ rõ từng bước công việc mà bạn được giao với nội dụng cụ thể, và đừng quên chắc chắn phải hoàn thiện từng bước một đấy nhé.
 
3. Xác định 3W

Phương pháp lập kế hoạch công việc kế tiếp mà bạn cần biết chính là 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
-Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

Có 4 loại công việc khác nhau:

- Công việc quan trọng và khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

4.  Xác định phương pháp 1H

Cuối cùng là xác định 1H cuối, bạn cần biết phải hoàn thiện công việc này như thế nào, cần chuẩn bị những tài liệu hướng dẫn cũng như nội dung kèm theo cùng với cách thức thực hiện công việc cụ thể với từng tiêu chuẩn của công việc đề ra, và nhớ đừng quên liệt kê những máy móc hãy thiết bị hỗ trợ cho công việc của bạn nếu có đấy nhé.

Theo eduskill.vn